#PRACAZDALNA – POZYTYWNYM IMPULSEM DO ROZWOJU

Obecnie praca zdalna jest postrzegana jako jeden z ważniejszych benefitów dla pracownika, a jako jej zalety wymienia się między innymi pozytywny wpływ na nasze samopoczucie, zdrowie i zaangażowanie. Warto jednak wspomnieć o tym, że zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy powoduje ona uzasadnione obawy odnośnie np. motywacji, komunikacji, czy efektywności pracy.

My na co dzień mamy okazję pracować zdalnie. Uważamy, że przynosi to korzyści zarówno dla nas, dla naszych przełożonych jak i całej organizacji. Poniżej napisałyśmy jak naszym zdaniem praca zdalna pozytywnie wpływa na zaufanie, elastyczność, komunikację, efektywność oraz zarządzanie sobą w czasie.

Ten artykuł również powstał dzięki zdalnej współpracy:)

#ZAUFANIE

W 2012 r. Forbes wyróżnił zaufanie jako podstawową wartość w zarządzaniu zespołem. Pomimo tego, że na przestrzeni lat zaufanie było szeroko badane i omawiane, wielu z nas do tej pory mierzy się z jego brakiem w swoich organizacjach. Praca zdalna wystawia na próbę relację pomiędzy szefem i zespołem, a także współpracownikami pod względem zaufania. Po prostu w pewnej mierze jesteśmy zmuszeni zaufać, że druga strona dostarczy to, na co się umawialiśmy.

Szef nie jest w stanie obserwować ile razy pracownik wyszedł na papierosa, albo ile czasu pracownica spędziła na kawie w kuchni. Możliwości micromanagementu zostają ograniczone, a tym samym pojawia się przestrzeń na wypróbowanie innych strategii współpracy i przekonanie się, czy pomimo braku kontroli wciąż możemy na sobie polegać. Kto wie, być może, w niektórych przypadkach zakończy się to weryfikacją, czy nadal chcemy ze sobą współpracować.

Jak wspierać zaufanie? Dla tych, którzy lubią mieć wszystko pod kontrolą, a jednocześnie nie chcą dzwonić do współpracowników dziesięć razy dziennie, polecamy programy do organizacji pracy i śledzenia postępu realizacji zadań, np. Trello lub Monday.

#ELASTYCZNOŚĆ

Pracując zdalnie podchodzimy do organizacji pracy w sposób bardziej elastyczny. Z jednej strony jest to trudny, bo wymuszony proces. Z drugiej strony my jako pracownicy, szefowie i całe organizacje uczymy się bycia agile i dostosowywania do zaistniałej sytuacji. Dzięki tej nauce możemy zweryfikować nasze oczekiwania odnośnie zasad współpracy oraz stać się bardziej elastycznymi i otwartymi na nowe wyzwania, które mogą pojawić się w wielu obszarach, np. narzędzi komunikacji, godzin pracy i dostosowywania się do różnych, czasem nie idealnych warunków. Zachęcamy, żeby spojrzeć na to jak na impuls do zmiany, który ma nam pokazać, że te same zadania można realizować w inny sposób równie dobrze, a nawet lepiej, zwłaszcza przy wsparciu nowych technologii lub z nowym ich wykorzystaniem.

Jak wspierać elastyczność? Mogą nas w tym wesprzeć np. praca w chmurze i zdalny dostęp do dokumentów dla wielu użytkowników, takie jak Google Drive, Chrome Remote Desktop, One drive, czy też częstsze korzystanie z wideokonferencji, również do mniej formalnych spotkań jak przerwa kawowa, czy wspólny lunch (np. Zoom, Teams, Hangouts).

#KOMUNIKACJA

W biurze wchodzimy w interakcje ze współpracownikami niezależnie czy tego chcemy, czy nie. W chwili, gdy tak wiele osób pracuje zdalnie, można by wysunąć tezę, że komunikacja ma się coraz gorzej. Według nas, pomimo tego, że jest jej mniej, wzrasta jej jakość. Czy nie tego nam właśnie potrzeba? Jakość komunikacji objawia się tym, że jesteśmy bardziej konkretni w rozmowach o pracy, a decydując się na zadanie pytania o samopoczucie, kierujemy się szczerym zainteresowaniem i troską.

Warto zwrócić uwagę, że komunikując się podczas pracy zdalnej, nie odbieramy przekazu niewerbalnego rozmówcy, nieraz trudno jest również odczytać mimikę twarzy. Z tego powodu mamy mniej płaszczyzn komunikacji. Dlatego powinniśmy zadbać bardziej o jej jakość poprzez to co, i jak mówimy – tutaj polecamy na co dzień korzystać z zasad NVC.

Jak wspierać komunikację? Dzięki pracy zdalnej jesteśmy w stanie lepiej poznać naszych kolegów i koleżanki – miejsce, z którego pracują, a nawet tło na video-callu może nam coś o nich powiedzieć (np. że osoba gra na instrumencie lub czyta podobne książki co ja). Do video konferencji użyj Teams (tutaj również komunikacja pisemna, wymiana plików i inne), Zoom i Hangouts. Najbardziej popularnym komunikatorem do prowadzenia konwersacji pisemnych jest Slack.

#EFEKTYWNOŚĆ

Pracując zdalnie liczy się przede wszystkim rezultat naszej pracy. Nikt nie jest w stanie w pełni zweryfikować ile czasu i energii poświęciliśmy na wykonanie zadania. Jest to możliwe tylko podczas pracy z biura. W związku z czym ocenie podlega przede wszystkim efekt końcowy – dostarczone, wykonane zadanie. Kładzie to nas presję na wynik, co nieraz sprawia, że jesteśmy w stanie spędzić nad zadaniami więcej niż 8 godzin dziennie.

Z drugiej strony, dzięki odseparowaniu od dystraktorów z biura, jeśli warunki zewnętrzne są nam w stanie zapewnić spokój i ciszę, jesteśmy w stanie wykonać pracę dużo szybciej i efektywniej, tym również objawia się wzrost efektywności podczas pracy zdalnej.

W chwili, gdy wiele osób pracuje poza biurem, możemy zaobserwować skracanie i uelastycznianie procesów w firmie i, podobnie jak w pracy indywidualnej, większe skupienie na rezultacie, a nie na procesie samym w sobie (nieraz zbiurokratyzowanym i mało agile’owym).

Jak wspierać efektywność? Planowanie aktywności służbowych i prywatnych z wyprzedzeniem pozwala nam na bardziej efektywne zarządzanie swoim czasem. Może nas w tym wesprzeć np. aplikacja Todoist. W tworzeniu notatek oraz list “to do” wspiera również Google Keep, OneNote oraz Notion (poszerzony o funkcję zarządzania projektem).

#ZARZĄDZANIESOBĄWCZASIE

Za jeden z najważniejszych benefitów pracy zdalnej uważana jest oszczędność czasu. Decydując się na pracę zdalną, warto zastanowić się, na co chcemy przeznaczyć czas oraz pieniądze, które w ten sposób “odzyskujemy”. Oczywiście główna zaleta to wyeliminowanie dojazdu do pracy, ale również możliwość pracy z miejsca, które bardziej wspiera realizację naszych życiowych celów, np. opieki nad bliskimi, kontynuowania edukacji czy realizacji pasji do podróżowania.

By mieć pewność, że uda nam się zawsze wygospodarować czas dla siebie, a w trakcie godzin pracy rzeczywiście skupimy się na zaplanowanych zadaniach (a nie na przeglądaniu social mediów i newsów), polecamy technikę Pomodoro. W końcu szkoda by było stracić zaoszczędzony czas na podróży do biura, na pracę z którą nie zdążyliśmy w ciągu dnia.

Jak wspierać zarządzanie sobą w czasie? Aby odzyskać jak najwięcej czasu dla siebie polecamy skorzystać z dostępnych aplikacji, blokujących różne rozpraszające nas powiadomienia, np. Serene lub Rescutime, które mają nam pomóc skupić się na danym zadaniu. Dodatkowo warto uporządkować swój plan dnia za pomocą np. Google Calendar i zadbać o czas dla siebie.

#NARZĘDZIA

Oto lista wybranych narzędzi, które mogą ułatwić Wam pracę zdalną, część z nich została także opisana szerzej w tym artykule.

Komunikacja i video conferencing:

Teams, Zoom, Hangouts, Slack

Zarządzanie projektami i śledzenie postępu realizacji zadań:

Trello, Monday, Miro

Przechowywanie i przesyłanie plików:

WeTrasfer, Google Drive, Chrome Remote Desktop, One drive

Techniki i narzędzia wspomagające efektywność pracy:

Technika Pomodoro, Todoist, Serene, Rescutime, Google Calendar

Włączanie zespołu w podejmowanie decyzji/zbieranie opinii:

Mentimeter, Typeform, Doodle

Tworzenie planu zadań i notatek:

Notion, Google Keep, OneNote