https://www.forbes.pl/biznes/powrot-do-biura-po-epidemii-koronawirusa-na-poczatku-tylko-dla-chetnych-upc-polska/38zpjlh

Forbes: O czym przede wszystkim powinny pamiętać firmy przy przywracaniu zespołów do pracy w biurach, a czego się przy tym wystrzegać? Co jest w tym procesie z państwa punktu widzenia kluczowe? Kiedy powinno to nastąpić?

Marta Jakowluk: Dla nas kluczowe jest bezpieczeństwo naszych pracowników i klientów. Dlatego, by je zapewnić, bardzo szybko i sprawnie przenieśliśmy na pracę zdalną ponad 95 proc. naszego zespołu, a dzięki odpowiednim narzędziom cyfrowym, umiejętnościom i motywacji zespołu nie tylko zapewniliśmy ciągłość usług dla klientów, ale także bardzo dobre efekty działalności całej firmy. Powrót do biur może nastąpić dopiero wtedy, gdy będziemy mieć pewność, że jesteśmy do tego w pełni przygotowani. Istotna jest wizualna nawigacja biurowa, doprecyzowanie procedur i zasad zachowania w miejscu pracy. Musimy ustalić, ile osób może pracować w danej przestrzeni, jak mamy zachowywać się w pokojach, a jak urządzić przestrzenie wspólne. Bardzo istotna będzie zmiana nawyków pracowników. Dlatego przygotowanie biur do pracy jest dla nas tak ważne.

Nie chcemy też, by powrót do biura odbywał się w pośpiechu. To musi być stopniowy proces, by można na spokojnie obserwować sytuację i wyciągać wnioski. Tym bardziej, że praca zdalna w naszym przypadku działała bardzo dobrze. Dlatego na początek myślimy o powrocie dla tych, którzy deklarują taką chęć. Od połowy maja udostępniamy nasze biura dla chętnych i co jakiś czas będziemy ponawiać pytanie, kto jest na powrót gotowy.

Którzy pracownicy najszybciej powinni zostać przywróceni do biur/miejsc pracy, gdzie efektywność pracy z domu była w czasie pandemii najmniejsza, a gdzie najwyższa?

Oferujemy pracownikom możliwość wyboru czy chcą wrócić już teraz, czy może jednak korzystać dalej z opcji home office. W pierwszej kolejności do biur wrócą więc osoby, które nie mają warunków do pracy w domu. Z tego co słyszę od kolegów i koleżanek z innych spółek, średnia chętnych osób do pracy w biurze w tych firmach, które umożliwiły dowolność powrotu w pierwszej fazie, nie przekracza 25 proc.

Patrząc na różne nasze działy – każdy z nich w jakimś stopniu zdał egzamin z efektywności pracy zdalnej. Dużo wysiłku od początku tej wyjątkowej sytuacji wkładamy w to, by wspierać managerów w zarządzaniu zespołem rozproszonym. Mamy z nimi cotygodniowe spotkania online, podczas których elastycznie ustalamy plany w zależności od potrzeb. Mocno też zachęcamy do wymiany najlepszych praktyk i doświadczeń w zakresie podnoszenia efektywności pracy zdalnej i pracy zespołowej. Duży wpływ ma tu także dbałość o relacje w samym zespole, niekiedy nieformalne spotkania. Różnice w efektywności pracy zdalnej mogą pojawiać się na poziomie indywidualnych preferencji, a nie na poziomie działowym.

Jakie są potencjalne zagrożenia płynące z przywracania ludzi do biur? Czego obawiają się pracownicy oprócz potencjalnej możliwości zachorowania?

Obecnie naszym kluczowym zadaniem w organizacji miejsc pracy jest zminimalizowanie ryzyka związanego z potencjalnym zarażeniem. To obszar, na który pracownicy zwracają uwagę. Z drugiej strony, pracownicy bardzo cenią korzyści, jakie daje praca zdalna, w tym między innymi oszczędność czasu, jaki normalnie traci się na dojazdy, co daje więcej przestrzeni dla najbliższych, a także na odpoczynek. Osobiście najbardziej obawiam się tego, byśmy nie utracili kompetencji, jakie zyskaliśmy pracując zdalnie – zrobiliśmy wiele kroków do przodu w transformacji cyfrowej, sztuce prowadzenia spotkań wirtualnych, odczuliśmy jak bardzo ważna jest dbałość o higienę psychiczną i ergonomię w pracy. Zależy mi, byśmy te kompetencje dalej mogli wykorzystywać.

Czy da się oszacować, jaka część pracowników na stałe pozostanie w domach? Co to spowoduje w firmach?

W jakiejś mierze zależy to od stopnia ucyfrowienia danej firmy i dostępności narzędzi cyfrowych, pozwalających pracownikom na efektywną pracę zdalną i współpracę z innymi. Jeśli chodzi o koszty, to można spodziewać się ich spadku związanego z najmem przestrzeni, jednak pamiętajmy, że zgodnie z obecnymi wymogami odległość miedzy pracownikami w biurze musi być większa, więc niekiedy – mimo zwiększonej pracy zdalnej – przestrzeń biurowa będzie musiała pozostać taka sama. Na pewno czeka nas wprowadzenie nowej organizacji pracy, choćby w zakresie nowych zasad odbywania spotkań, szkoleń; otwiera się nam też koszyk z nowymi pomysłami na benefity pracownicze: jeżeli nie siłownia, to może dobry streaming ćwiczeń, kursy online dla dzieci lub wsparcie narzędziowe pracy zdalnej.

Jak ocenia Pani pomysły Twittera i innych korporacji zakładające całkowitą likwidację biur po pandemii?

Każda firma musi określić co jest dla niej najlepsze. Osobiście cenię możliwość i pracy zdalnej, i pracy biurowej. Zmiana otoczenia pozytywnie wpływa na naszą kreatywność, wyjście z domu ułatwia zachowanie choćby minimalnych granic między życiem domowym a zawodowym. Wielu z nas wskazywało w początkowej fazie pełnej pracy zdalnej, że traciliśmy pojęcie jaki jest dzień tygodnia i trudniej było z automatu relaksować się w otoczeniu domowym, bo nagle było to jednocześnie nasze miejsce pracy. Wierzę, że różnorodność otoczenia wspiera nasze procesy myślowe i dodaje energii. Myślę, że jakakolwiek likwidacja biur będzie się często łączyła z choćby częściowym korzystaniem z elastycznych przestrzeni biurowych, które można wynająć na przykład na czas trwania danego projektu.

O autorze - Marta Jakowluk

Poprzednio HR Dyrektor dla Działów Sprzedaży i Marketingu w Unilever, oraz osoba odpowiedzialna za agendę Leadership Development dla regionu CEE. Wielbicielka swojej profesji i doświadczony HR’owiec, która swą wiedzę na temat rynku FMCG zdobywała w Firmach Ahold, Agrosnova oraz w Unileverze.

Ekspertyza Marty to przede wszystkim obszar strategicznego HR Business Partneringu, change managementu, a także rozwoju talentów i holistycznego ujęcia sfery wellbeing.

Jest doświadczonym trenerem, mówcą i mentorem, interesującym się w szczególności tematyką efektywnej pracy zespołu i nowoczesnych metodyk współpracy, różnorodnością i aktywizacją zawodową kobiet.

Absolwentka Wydziału Psychologii Uniwersytetu Warszawskiego.

Prywatnie pasjonatka muzyczna, smakoszka podróży, mama dwójki dzieci.