Jeszcze na początku roku, tzw. home office był postrzegany jako przywilej w niektórych firmach. Z jednej strony to naturalny trend, że coraz więcej ludzi rezygnuje z długich dojazdów do pracy i pracuje z domu. Z drugiej, sytuacja pandemii, która wkroczyła do świata nagle i z siłą spadającego meteorytu, praktycznie wszystkich nas zmusiła do natychmiastowego przejścia na tryb online. Wielu z nas do niedawna, kiedy wyobrażaliśmy sobie człowieka pracującego w trybie zdalnym, przed oczyma pojawiał nam się obraz leniwca w pidżamie, który powolnie snuje się po domu z kubkiem kawy. Dziś już chyba mało kto ma taki obraz na myśl o home office.

Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem będącym online „na pełny etat” od lat, czy okazjonalnie pracowałeś/aś do tej pory zdalnie, praca poza biurem może być i staje się naszą codziennością, ale to wcale nie oznacza, że zawsze jest łatwa i prosta.Jedno z badań przeprowadzonych na Uniwersytecie Stanford w USA pokazało, że produktywność pracowników pracujących w domu była o 13% wyższa niż ich kolegów w biurze. Ludzie często widzą wprost, że robią więcej, pracując w domu. Kiedy doświadczają tego stanu, chętniej angażują się w kolejne zadanie, a to ponownie wzmacnia produktywność. Niestety, sytuacja zmieniła się z momentem wprowadzenia restrykcji związanych z Covid-19. Badania przeprowadzone przez firmę Pearson wskazują, że w marcu tego roku 81% Amerykanów zgodziło się, że praca zdalna jest tak samo dobra jak praca biurowa, ale w kwietniowym badaniu liczba ta spadła o 16 punktów procentowych. Poziom satysfakcji również spadł w miarę trwania pandemii: w marcu 93% osób zadeklarowało zadowolenie z pracy w domu, ale w kwietniu liczba ta spadła do 82%. Wiele wskazuje, że odsetki te nadal będą malały.

Co zrobić, by przy takiej zmianie kultury i sposobu pracy, nadal (a może właśnie teraz szczególnie) odnosić sukcesy? Jak zachować koncentrację i produktywność? Jak oddzielić życie zawodowe od życia domowego? Jak chronić nasze zdrowie ogólne i psychiczne? A przede wszystkim, jak utrzymać w tych okolicznościach dobrostan i jakość życia, nie zapominając o swojej karierze w okresie pandemii?

Aktualnie naszą podstawową strategią dbania o zdrowie swoje i bliskich jest minimalizowanie kontaktu w pracy i podczas dojazdów do niej, co dla wielu pracowników biurowych oznacza telepracę lub różne formy pracy z domu. Praca zdalna może być prawdziwym wyzwaniem, zwłaszcza jeśli wielu członków tej samej rodziny próbuje razem pracować i uczyć się. I nie chodzi przecież o to, by po prostu pracować, ale przede wszystkim o to, by pracować wydajnie, efektywnie i jednocześnie bez szkody dla swojego zdrowia.

Zacznijmy od kilku kluczowych wskazówek, by zachować motywację w trakcie pracy zdalnej:

  • Dopasuj swój sposób myślenia do obecnej sytuacji

W tych nowych warunkach wielu z nas próbuje jednocześnie wykonywać liczne prace „na pełny etat”: bycie rodzicem, czasami też nauczycielem lub opiekunem dzieci, jednocześnie wykonując pracę, która przecież jest ważna, bo potrzebna, by chociażby opłacić rachunki. Nie, to nie jest możliwe, by wszystkie te prace wykonywać z takim samym zaangażowaniem i wydajnością. Nie da się ich też robić jednocześnie. Powtórz to sobie, po prostu się nie da. W związku z tym, potrzebujesz zmienić swoje oczekiwania, by nie narazić się na uczucie porażki. Bądź przede wszystkim realistą/tką. To są trudne czasy i nie możesz być tak produktywny/a, jak wcześniej. Weź na to poprawkę i powtarzaj to też innym.

  • Ustaw realistyczne cele – panuj i nadawaj priorytety

Po korekcie w sposobie myślenia czas na wskazanie, co jest dla Ciebie najważniejsze w pracy i w domu. Koniecznie zapisz te cele, a jeśli możesz, podziel się też nimi z kimś, kto może wspierać Cię w ich realizacji. Zarejestrowanie celów pomaga nie tylko ustalić priorytety w kolejnym kroku, gdy czas jest ograniczony, ale również pozwoli nadal koncentrować się na tym, co ważne. Nie zapomnij też świętować małych zwycięstw, aby wzmacniać motywację. Zauważ też, co jest mniej ważne w obecnej sytuacji i odpuść sobie. Oczywiście dobrze byłoby ograniczyć dzieciom siedzenie przed telewizorem, ale aktualnie naprawdę możesz na jakiś czas umówić się ze sobą, że będziesz się mniej martwić o to, a zadbasz bardziej, by były zdrowe, bezpieczne i tak szczęśliwe, jak tylko mogą być teraz. W pracy porozmawiaj z szefem, aby wiedzieć, co jest faktycznie priorytetem, jak i po to, by przesunąć niektóre terminy.

  • Wprowadzaj nowe rytuały i ustal nową rutynę

Praca zdalna to pewnego rodzaju elastyczność, autonomia i komfort pracy we własnej przestrzeni. Jednak ta wolność może być mieczem obosiecznym. Praca może nam się mieszać z życiem rodzinnym i odwrotnie. Jeśli Twój dom to jednocześnie dom dla rodziny, praca dla Ciebie i partnera lub partnerki oraz szkoła dla dzieci, to wyraźnie oddzielaj te trzy strefy. Wstając, pościel łóżko. Po śniadaniu z dziećmi załóż „pracowe” ubranie (może nie garnitur, ale przynajmniej koszulę, porządne spodnie i obuwie inne niż kapcie). Zaparz sobie kawę lub herbatę, którą weźmiesz ze sobą do biurka i zacznij od razu od zadania, które masz na liście jako pierwsze. Ustal z żoną/mężem, kiedy kto zajmuje się dziećmi, kto wychodzi z psem, kiedy jecie wspólnie (lub oddzielnie/na zmianę) posiłki. Jeśli tylko możesz, ustal sobie wyraźne godziny pracy i „po pracy” oraz strefy w domu dedykowane „do nauki” i „do pracy”. Nawet jeśli będą to strefy tymczasowe, czyli w określonych porach dnia, pomoże to zachować lepszą koncentrację. Przygotuj sobie biurko, wygodny fotel, oświetlenie, a być może też słuchawki. W rytuałach pamiętaj też o wysypianiu się, robieniu przerw w pracy, nawadnianiu oraz zdrowej diecie. Uwierz, zajadanie lub kojenie „małym drinkiem” teraz S.T.R.E.S.u  i silnych emocji, to najgorszy z możliwych sposobów.

  • Poznawaj siebie i twórz plany awaryjne

Jeśli chcesz wykorzystać ten czas optymalnie, poznaj siebie w sytuacjach trudnych. Zauważ rzeczy, które mogą utrudniać realizację celów i wymyśl kilka konkretnych planów awaryjnych. Jeżeli przerażają Cię wiadomości na temat koronawirusa, ogranicz czas spędzany w social mediach i oglądanie wiadomości w TV. W zamian za to powtarzaj sobie: „Nie mam na to wpływu, więc lepiej teraz wyłączę TV i wrócę do pracy. Warto też zwizualizować sobie cel i przeszkody w drodze do niego, a następnie przygotować sobie sposób według zasady: „jeśli → to”. Sprawdź, to bardzo skuteczny sposób.

  • Mimo izolacji, pozostań w kontakcie

Kiedy czujemy się osamotnieni lub pozbawieni kontroli, pojawia się spadek motywacji, a nawet wyuczona bezradność. Praca w domu może dawać poczucie odrzucenia, dlatego pomocne mogą być te działania, które wzmocnią Twoje poczucie bycia częścią zawodowej społeczności, grupy. Włącz kamerę podczas spotkań. Czatuj od czasu do czasu o zwykłych sprawach z kolegami, podziel się tym, że miewasz poczucie, że jesteś gdzieś „na uboczu”. Jeśli odważysz się o tym porozmawiać, zobaczysz, że nie jesteś w tym sam/a. Zaplanuj też regularne spotkania wirtualne z rodziną i przyjaciółmi. Umów się na partyjkę scrabble przez Internet lub na symboliczną pizzę i piwo w piątkowy wieczór. Już samo wyobrażenie, że za chwilę, po pracy, spędzę miło czas w taki sposób z przyjaciółmi, doda Ci energii i poczujesz z nimi więź.

A co, jeśli pracując zdalnie, jesteś liderem lub liderką? Samo bycie liderem w zwykłych czasach jest niejednokrotnie pełne wyzwań, a kiedy nie możesz fizycznie spotkać się z ludźmi, którymi kierujesz, Twoje kompetencje, jako przywódcy, stają się jeszcze bardziej potrzebne. Co robić, by skutecznie przewodzić rozproszonym zespołom i nie zwariować od nadmiernej potrzeby kontroli?

Po pierwsze, rób wszystko, co już przeczytałeś powyżej. Ty też jesteś człowiekiem i obniżenie poprzeczki paradoksalnie może poprawić efektywność. Ponadto:

  1. Naucz się mniej monitorować i kontrolować, a więcej pracuj inspirując i motywując. Staraj się lepiej zrozumieć potrzeby zespołu, działaj z przekonaniem, pokazuj optymistyczną (choć realną) wizję, doceniaj kreatywność.
  2. Dawaj autentyczną nadzieję, dostarczaj rzetelną informację, pamiętaj o zasadach kierowania sytuacją kryzysową, słuchaj ludzi i ich obaw.
  3. Wzmacniaj zaufanie i konsoliduj zespół. Znajdź czas na osobiste rozmowy, a także wirtualne spotkania grupowe, wsłuchuj się w to, co mówią Twoi ludzie.
  4. Twórz warunki do klarownej komunikacji i koordynacji. Angażuj wszystkich członków zespołu, rotuj zadania, wspieraj słabszych i bardziej wycofanych, pokaż dobry przykład. W trakcie spotkań grupowych zachęcaj wszystkich, by zabrali głos, zaproponowali coś od siebie.
  5. Nie zapominaj o swoim zdrowiu, a przede wszystkim zdrowiu psychicznym. Dziś Twojego spokoju i jasności myślenia potrzebuje cały Twój zespół. Tymczasem warto przed samym sobą przyznać, że nie jesteś wolny od S.T.R.E.S.u. Dbaj o siebie, a jeśli potrzebujesz, nie wahaj się skorzystać z profesjonalnej pomocy. Zaoferuj też pomoc psychologiczną swoim ludziom – jeśli oni będą mieli lżejszą głowę, Ty zapewne też.

Czas pandemii kiedyś się skończy. Być może pojawi się skuteczna szczepionka, a być może bezpiecznie przechorujemy Covid-19 i nabierzemy zbiorowej odporności. Dziś można już szacować, że pomimo tego ponad połowa z nas będzie kontynuować pracę w zdalnej formie. Jeśli nadal będziesz pracować w domu, jestem przekonana, że będzie Ci łatwiej, gdy życie wróci na swój „nowy tor”, a Ty będziesz się cieszyć dobrym samopoczuciem, odczuwać mniej .S.T.R.E.S.u i obaw o przyszłość.

Autorka: dr med. Anna Kieszkowska-Grudny

  • Manager, doradca strategiczny i trener biznesu, psycholog, certyfikowany psychoterapeuta, coach, mentor
  • Założycielka Minds Of Hope i Instytutu BezStresu
  • Inicjatorka i kierownik studiów podyplomowych Akademii Przywództwa Kobiet LiderShe w Akademii Leona Koźmińskiego

Więcej informacji: http://bit.ly/Kozminski_studia_podyplomowe